Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC, sociedad comercial legalmente constituida tal como aparece en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Cali, identificada con número de NIT 890311274 – 5, con domicilio principal en la calle 29 norte #6A-40, Cali, Colombia, con correo electrónico [email protected]  y teléfono 6026602100 y con página web: www.mepal.com.co .

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

3. DEFINICIONES:

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos; l) Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales; m) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular; n) Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento; ñ) Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia; o) Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del encargado por cuenta del Responsable; p) Grabaciones: Acción a través de la cual se recogen o registran imágenes, sonidos, datos, normalmente haciendo uso de algún aparato o máquina, tal es el caso de un grabador, una filmadora, una cámara, entre otras, que los registrarán en un determinado soporte para luego poder ser reproducidos; q) Principios para el Tratamiento de Datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el Tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre los derechos a la intimidad, Habeas Data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.

4. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC podrá hacer uso de los datos personales con las siguientes finalidades:

4.1 Finalidades del tratamiento respecto de los trabajadores:

1. a) Ejecutar la relación contractual existente con sus trabajadores, incluida el pago de las obligaciones contractuales. b)Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CARVAJAL S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados; c) Soportar procesos de auditoría interna o externa; d) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC. e) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

4.2 Finalidades del tratamiento respecto de los clientes:

1. a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, incluido el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC. y/o por terceras personas; g)Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CARVAJAL S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

4.3 Finalidades del tratamiento respecto de los proveedores:

1. a) Ejecutar la relación contractual existente con proveedores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Evaluar la calidad del servicio; c) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC. y/o por terceras personas; d) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CARVAJAL S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados; e) Soportar procesos de auditoría interna o externa; f) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

4.4 Finalidades del tratamiento respecto de videovigilancia y seguridad.

 Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad de la empresa, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer los servicios y/o productos de la empresa; (iv) sea necesaria su divulgación a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC advertirá a dichos terceros sobre la obligación de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas y la prohibición del uso de la información para fines propios y de divulgación de la información personal a terceros.

Los datos personales serán sometidos a tratamiento tanto manual como automatizado. El tratamiento manual comprende la recolección y tratamiento de la información a través de medios físicos, como formularios en papel, carpetas y otros documentos impresos. El tratamiento automatizado implica el uso de herramientas tecnológicas, incluyendo equipos informáticos, sistemas de gestión de bases de datos, almacenamiento en servidores y procesamiento mediante software, tales como formularios electrónicos, plataformas digitales y sistemas de análisis de información.

6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de datos personales en CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d)Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e)Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO:

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley Protección de Datos Personales y a la Constitución; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado por CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.; e) Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de Protección de Datos Personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. g) Acceder en forma gratuita y en cualquier tiempo a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: Los anteriores derechos podrán ser ejercidos por: 1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga el responsable o el encargado si es del caso. 2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. El padre de familia cuando se trate de datos de menores de edad.

8. DEBERES DE CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC.

 Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii)Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL.

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

10. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES.

Para el tratamiento de datos sensibles, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC informará al titular de los datos lo siguiente: a) Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento. b) Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados. c) Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles. d) La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en general datos considerados sensibles, que aplique CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos: a) Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales. c) Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores: Madurez, autonomía, capacidad para entender el fin de dicho tratamiento, explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento. Las valoraciones de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC de forma general, sino en cada caso concreto. CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC o cualquier encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores o datos de adultos considerados sensibles, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales. Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos por parte de él mismo, sus padres, representantes o tutores. CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos: a) Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos. b) Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada. c) Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC en su calidad de responsable o encargado. Los datos personales de los menores de edad, hijos de los trabajadores de la compañía se recolectarán con el único fin de cumplir con lo respectivo a afiliaciones del sistema de seguridad social y cajas de compensación y realizar eventos de bienestar dentro de la compañía que tenga por objetivo el disfrute y bienestar de los niños hijos de los trabajadores. Estos datos se tratarán con especial cuidado siempre velando por su protección y correspondiente autorización por cada padre de familia.

11. AVISO DE PRIVACIDAD.

 En el evento en el que CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL.

Para llevar a cabo consultas o reclamos en ejercicio del derecho de habeas data, el titular deberá presentar su solicitud, por medio físico o digital en los canales que se informan más adelante. En caso de que el titular esté representado por un tercero, aquel deberá allegar el respectivo poder autenticado. El apoderado deberá acreditar su identidad. CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC podrá disponer de otros canales para el ejercicio de los derechos de habeas data, los cuales serán informados oportunamente. Para una correcta y oportuna gestión, la solicitud deberá contener la siguiente información: a) Nombre completo y apellidos. b) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). c) Medios para recibir respuesta a su solicitud. d) Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información). e) Firma (si aplica) y número de identificación.

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC informa que, ante la falta de alguno de los requisitos indicados, será comunicado al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que el titular ha desistido de la solicitud.

Si se trata de una consulta CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC dará respuesta en el término de diez (10) días hábiles si acaso no es posible brindar respuesta dentro de este término se informará los motivos de la demora y la fecha tentativa de respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si se trata de un reclamo CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC dará respuesta en un término de quince (15) días hábiles y si acaso no es posible brindar respuesta dentro de este término se informará los motivos de la demora y la fecha tentativa de respuesta, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la consulta o el reclamo se genera en un caso en el que CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC actúa como encargado del tratamiento, se informará al titular del dato y realizará el respectivo traslado al Responsable del tratamiento del dato personal de la solicitud en un término de dos (2) días hábiles, con el fin de que este dé respuesta a la misma. Así mismo se enviará copia del traslado al titular, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del tratamiento. Lo anterior, siempre que esta compañía no pueda solucionar el caso en concreto o dar más información al titular.

Para proteger la información personal del Titular y evitar accesos no autorizados, es imprescindible verificar previamente su identidad. En caso de que la solicitud sea presentada por una persona distinta al Titular, y no se demuestre que actúa en calidad de representante, dicha solicitud será considerada como no presentada.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio; Delegatura para la Protección de Datos Personales.

13. ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC ha nombrado al Oficial de Datos Personales como la persona responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 7 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e).

14. CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico: [email protected]

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

16. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES.

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC podrá realizar la transferencia o transmisión, tanto nacional como internacional, de los datos personales que administra en calidad de responsable, con el fin de cumplir las finalidades previamente descritas y siempre que cuente con la autorización previa del titular de dicha información. Desde CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC, exigimos a los destinatarios de los datos personales el cumplimiento de los siguientes requisitos como condición para llevar a cabo la transferencia o transmisión: a) Implementar las medidas de seguridad de la información necesarias para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales. b) En caso de transferencia internacional, verificar que la Superintendencia de Industria y Comercio haya incluido al país receptor en la lista de naciones que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos, o en su defecto, revisar la normativa vigente en dicho país para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia. c) Suscribir un contrato de transferencia u otro instrumento jurídico equivalente que asegure la adecuada protección de los datos personales objeto de la operación.

17. USO DE COOKIES.

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC informa que utiliza cookies en el dispositivo, con el consentimiento del titular, excepto aquellas que son necesarias para el funcionamiento del sitio web. Estas cookies permiten mejorar los servicios, personalizar contenidos, facilitar la navegación, y ofrecer una mejor experiencia, identificar y corregir problemas, realizar estadísticas de uso y mostrar publicidad basada en preferencias mediante el análisis de la actividad en el sitio. Las cookies pueden ser desactivadas en la configuración del navegador o dispositivo.

18. E- COMMERCE

En el desarrollo de actividades de comercio electrónico, CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC recolecta, almacena, usa y, en los casos autorizados, transmite o transfiere datos personales con las siguientes finalidades específicas: a). Procesar, confirmar, cumplir y dar seguimiento a pedidos, pagos, entregas de productos o prestación de servicios adquiridos a través de canales digitales. b). Gestionar comunicaciones relacionadas con el estado de la compra, atención al cliente, garantías, devoluciones, encuestas de satisfacción, entre otros aspectos inherentes a la relación comercial. c). Cumplir con las obligaciones legales en materia tributaria, contable, comercial y de protección al consumidor. d). Detectar y prevenir fraudes, suplantación de identidad, lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme con la normatividad vigente. e). Realizar análisis de datos para mejorar la experiencia del usuario, personalizar contenidos, ofrecer promociones y desarrollar estrategias comerciales, previa autorización expresa del titular. f) En todos los casos, se garantiza el cumplimiento de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La recolección y tratamiento de los datos se realizará únicamente con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.

19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA:

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento para adaptarse a nuevas prácticas, cambios normativos o decisiones jurisprudenciales en materia de protección de datos. Las actualizaciones estarán disponibles para los titulares en el sitio web www.mepal.com.co  o por cualquier otro medio que se considere adecuado, indicando la fecha de entrada en vigor de cada modificación.

20. MARCO LEGAL:

• Artículo 15 de la Constitución Política.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto 1074 de 2015.
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

21. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

La presente política entró en vigencia el 23 de agosto de 2013 y fue actualizada el 11 de agosto de 2025, fecha a partir de la cual rige la versión actual. Cualquier modificación a esta política será informada oportunamente a través de nuestro sitio web www.mepal.com.co. Así mismo, la presente política está disponible en la página web de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S BIC www.mepal.com.co .

CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC informa que esta Política ha sido puesta en conocimiento de los titulares a través de medios digitales, desde su entrada en vigor. Adicionalmente se incluye la forma de acceder a la misma, en contratos, formatos de autorización y formularios de contacto.

22. PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales contenidos en las bases de datos de CARVAJAL ESPACIOS S.A.S. BIC serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento informadas al titular, respetando lo dispuesto en la ley. En todo caso, los datos serán conservados por el término que sea razonable y necesario, de acuerdo con la naturaleza de la información y las finalidades que justificaron su recolección, o mientras exista una relación contractual, legal o comercial con el titular. Una vez cumplidas dichas finalidades y finalizado el plazo necesario para atender obligaciones legales, contractuales o administrativas, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación por un período adicional. En los datos relacionados a contratistas y socios, se manejará los siguientes términos: a) Hasta que se encuentre activa la relación contractual entre las partes y durante un periodo de 5 años más. b). Hasta que el titular solicite su supresión.

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