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La gestión del diseño de oficinas en las instituciones educativas

Conocer la estructura organizacional de una institución educativa permite adaptar los espacios con base a las necesidades de los colaboradores. ¿El resultado? Una óptima gestión en el diseño de oficinas.

La gestión y diseño de una oficina es algo más que la simple elección de una paleta de colores atractiva y la ubicación perfecta. El diseño de una oficina empieza por situar a los colaboradores y sus dinámicas de trabajo en el centro de la gestión del proyecto.

La estructura organizacional de una institución educativa, en este caso, es uno de los elementos más importantes en un proyecto de oficina, ya que constituye un factor que puede influir en el trabajo del gestor de proyectos como la gestión de tiempos, disponibilidad de recursos, estilos de liderazgo, entre otros.

A continuación, se muestra cómo la estructura organizacional de una institución educativa puede influir en la gestión de un proyecto de oficina:

¿Por qué es importante fijarse en la estructura organizacional antes de gestionar un proyecto de oficinas en instituciones educativas?

De acuerdo con un artículo publicado por Diego Ramos, Gerente General de Área 29, “la estructura organizacional señala quiénes realizan las tareas que les compete en la empresa y cómo esas personas se relacionan entre sí en la cadena de mando existente; también permite determinar la cantidad de puestos de trabajo y el nivel de jerarquía de la organización denotando el grado de verticalidad u horizontalidad según los cargos.”

En este contexto, antes de empezar un proyecto de oficinas, es necesario formularse algunas preguntas sobre la cultura corporativa y organizacional de la universidad en cuestión:

  • ¿Cuál es el estilo de liderazgo del equipo directivo? ¿Es colaborativo, participativo y transparente o es vertical sin comunicación activa entre las áreas de trabajo?
  • ¿Cómo trabaja el personal administrativo y docente en la institución? ¿Y cómo se relacionan entre sí? ¿Hay algo que les gustaría cambiar y/o innovar?

Con un conocimiento claro de la cultura y estructura organizacional de una universidad, es posible:

  • Conocer si la jerarquía de la institución educativa permite crear espacios sociales que aumenten la creatividad y fomenten un clima laboral agradable.
  • Definir la distribución, costos y tiempo de construcción de la oficina en función al diseño de las distintas áreas y la interacción entre ellas.
  • Evaluar la posibilidad de añadir espacios colaborativos como áreas de descanso, socialización, sala de docentes interactivas, thinking rooms, etc.

¿Cómo gestionar un proyecto de oficinas de una institución educativa siguiendo su estructura organizacional?

Para llevar la gestión de un proyecto de oficinas en centros educativos, sobre todo universidades, hay que saber identificar los distintos tipos de estructuras organizativas:

1. Estructura funcional

Una estructura organizativa funcional es aquella en la que las decisiones sobre el presupuesto, planificación, gestión de equipos, etc., las toma un único gerente funcional. Además, se establece una cadena de mando en cada área, con una jerarquía visible.

En este tipo de organización, el personal se agrupa por funciones o departamentos como administración, recursos humanos, rectoría, decanato, etc.

Dado que el reto para esta estructura es la poca comunicación entre cada área, ahora se están creando conceptos de diseños de oficinas cada vez más participativos.

Los gestores de proyectos de oficinas y arquitectos están haciendo un cambio estructural a nivel de diseño para crear espacios de trabajo abiertos y con diferentes zonas de colaboración múltiple.

El objetivo de esta práctica es minimizar la sensación de “líderes autoritarios” y disminuir la brecha entre los altos cargos con los de menor jerarquía (por ejemplo, la Rectoría con los docentes). 

Por supuesto, no se debe dejar de lado la privacidad. Los altos cargos (Rectoría, Decanato y demás miembros del Consejo Directivo) de una institución pueden necesitar un espacio privado para realizar reuniones confidenciales con el personal o los estudiantes. Un diseño de oficina debe reflejar la necesidad de colaboración, pero sin dejar de ofrecer la privacidad adecuada. 

2. Estructura orientada a proyectos

Según la Guía PMBOK, la organización orientada a proyectos también se le conoce como organización híbrida. En esta estructura organizativa, como su nombre lo indica, se gestiona por proyectos específicos y el director del proyecto se posiciona en la cúspide dentro de la organización.

En los últimos años se evidencia un incremento en la utilización de este tipo de estructura organizacional para gestionar proyectos específicos que requieren de un presupuesto, persona responsable y todo un equipo establecido. Por ejemplo, en el ámbito universitario, se pueden desarrollar desde proyectos académicos o de formación, proyectos de investigaciones, hasta proyectos de extensión universitaria, de inversionistas, entre otros.

Por lo tanto, al ser un equipo que trabaja en una misma gestión, se deben crear espacios abiertos y participativos que fomenten la comunicación sin jerarquías, la innovación (como la creación de salas de thinking rooms o brainstorm) y determinen la mejor distribución de los puestos de trabajo, los recorridos y los espacios en las oficinas universitarias.

3. Estructura organizacional matricial

De acuerdo con el blog de Asana, una organización matricial es “una estructura de empresa donde los equipos dependen de varios líderes. El diseño matricial mantiene una comunicación abierta entre los equipos y puede ayudar a las organizaciones a crear productos y servicios más innovadores.”

A su vez, este tipo de estructura se divide en:

  • Matriz fuerte en la que el gerente general del proyecto tiene mayor poder de decisión que el líder del departamento.
  • Matriz equilibrada donde ambos líderes tienen más o menos las mismas responsabilidades y poder de decisión.
  • Matriz leve, aquí la mayoría de las responsabilidades quedan en mano de los líderes de departamento y no del gerente del proyecto.

Para crear espacios laborales que promuevan esta dinámica de trabajo en el sector educativo, los gestores de proyecto de oficinas y diseñadores deben apostar por el diseño de entornos colaborativos que consigan un libre flujo de la información, uso eficiente de los recursos y retención del talento.

Por ejemplo, la idea de un diseño de sala colaborativa de todo el personal, sin distinción jerárquica, es una buena alternativa para fomentar la socialización permanente y, por tanto, la creatividad y bienestar de los trabajadores.

Esta sala debe ser un espacio en el que los profesores (y demás colaboradores) puedan relajarse, almorzar, hacer correcciones o planificar las clases. Es importante que los miembros del personal se sientan renovados y motivados cuando vuelvan a sus aulas o departamentos después de tomarse un tiempo en estas áreas de descanso y socialización.

Saber cómo es la estructura organizacional de una universidad significa entender cómo diseñar y gestionar un proyecto de oficinas para ellos. Los gestores de proyectos tienen un gran papel en este sentido, pues esta información les permitirá estimar con mayor precisión el trabajo que hay que realizar en cuanto a diseño, creación de zonas sociales, presupuestos, gestión de equipo, y mucho más.

En alianza con Castleberry Media, nos comprometemos a cuidar nuestro planeta, por eso, este contenido es responsable con el medio ambiente.

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