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Cómo el big data puede ayudar en la gestión de proyectos de oficinas

El análisis de datos se ha vuelto indispensable en los procesos empresariales; también en la gestión de proyectos de oficinas.

Con el big data, muchos procesos empresariales han experimentado una transformación digital. Ahora las empresas ya no se basan en corazonadas e intuiciones para la toma de decisiones: utilizan datos para predecir tendencias y resultados.

En un mundo en el que la información crece a un ritmo vertiginoso, las organizaciones que utilicen grandes cantidades de datos para elaborar sus planes estratégicos tendrán más probabilidades de ser exitosas. Esta ventaja puede ser realmente útil para la gestión de proyecto de cualquier negocio, incluso en la industria del diseño de oficinas.

El big data es un término que tiene décadas. Ahora, con los servicios en la nube, las tecnologías de almacenamiento y las redes es el momento de aprovechar sus beneficios en la gestión de proyectos de oficinas:

¿Qué es el big data?

Big data es un término utilizado para describir la gestión y el análisis de grandes volúmenes de datos para hallar patrones y tendencias útiles para una organización.

Los datos existen desde hace siglos, pero solo recientemente se ha disparado exponencialmente la cantidad de información disponible gracias a la tecnología. La cantidad de datos en el mundo se duplica cada dos años, y el 90% de ellos se han creado en los últimos años. Ante este panorama, es más que necesario saber cómo usar el análisis de datos para la  toma de  decisiones estratégicas; en este caso, todo lo que compete al sector de oficinas.

¿Cómo ayuda el big data a un project manager de oficinas?

Cuando se trata de gestionar proyectos, en especial los de diseño, tener muchos datos es mejor que tener pocos. Con el big data se pueden tomar decisiones estratégicas basadas en estadísticas que aumentan las posibilidades de éxito.

Gracias al análisis de datos, los project managers pueden optimizar los procesos de construcción e identificar tendencias en el diseño de espacios para oficinas. El big data ayuda también a organizar en un solo lugar toda la información de un proyecto de diseño de oficinas, de manera que los gestores puedan acceder a ella fácilmente y supervisen la obra en cada una de sus etapas.

A continuación, se muestra más en detalle de qué manera la gestión de datos beneficia la dirección de un proyecto de arquitectura para oficinas.

¿Cuáles son las ventajas del big data para la gestión de proyectos de oficinas?

Mejorar la calidad y la eficiencia de la construcción de oficinas es el principal objetivo del análisis de datos para la gestión de proyectos:

● Mejor planificación y ejecución del proyecto

En arquitectura se pueden recopilar y analizar grandes volúmenes de datos durante cada fase de un proyecto (prediseño, diseño, construcción y gestión de instalaciones). Con estos datos y las herramientas de análisis adecuadas los gestores pueden tomar mejores decisiones. El resultado son proyectos más exitosos con clientes satisfechos.

La  gestión de datos resulta especialmente útil para planificar proyectos de oficinas en sus primeras etapas de construcción. El big data recopila información de proyectos pasados ​​y actuales que ayuda a los gestores a tener en cuenta los posibles retrasos y trazar el cronograma general del proyecto. Asimismo, les permite hacer estimaciones de costos más precisas sobre materiales, mano de obra y maquinaria, y así reducir el riesgo de sobrepasar los presupuestos.

● Análisis de equipo

Tener acceso a los datos de los profesionales que participarán en un proyecto de construcción de oficinas (tales como habilidades, antecedentes laborales, formación, liderazgo, personalidad, etc.) puede ayudar para, por ejemplo:

  1. Optimizar las estructuras y el tamaño de los equipos.
  2. Identificar quiénes están más capacitados según el tipo de proyecto de oficina.
  3. Reconocer los puntos débiles y fuertes de los miembros.
  4. Decidir quiénes liderarán el grupo.
  5. Detectar posibles conflictos interpersonales.

Hoy existen software de big data y bases de datos que ayudan a evaluar el compromiso y las destrezas de los empleados y determinar así la mejor manera de agruparlos en equipos.

● Gestión de riesgos

El diseño de una oficina es un proceso complejo en el que intervienen muchos factores. Así que, como en cualquier otro proyecto, cuando los riesgos se materializan y desencadenan problemas hay que documentar la solución para analizar qué ha ido mal y por qué.

Con el análisis de datos es posible desarrollar herramientas eficaces para identificar y priorizar los riesgos de un diseño de interiores para oficina, formular estrategias para controlarlos o mitigarlos, y crear planes de contingencia para los peores escenarios.

Así, en un proyecto de oficinas pueden ocurrir errores de construcción o diseño que producen desperdicio de materiales y fuerzan a realizar trabajos de reparación. Como consecuencia, existe el riesgo de que el proyecto se exceda de su presupuesto o que se demore más tiempo del establecido.

Por ello, la tecnología del análisis de datos trabaja en identificar los posibles errores estructurales antes de que ocurran, así como en reducir los costes de materiales y tiempos de construcción. Esto permite a los project managers tomar decisiones más rápidas e informadas para minimizar los errores humanos. 

● Asociación entre big data y BIM

Los métodos de construcción han cambiado: el Building Information Modeling (BIM) es el nuevo estándar de la gestión de proyectos de arquitectura. Dada la dinámica de trabajo colaborativo del BIM, tanto gestores como diseñadores y arquitectos pueden intervenir, intercambiar y aportar nueva información, sobre todo lo relacionado con el diseño de oficina. Para ello es necesaria una base de datos proporcionada por la tecnología big data.

● Optimización de la satisfacción del cliente

La recopilación de datos ayuda a los gestores a optimizar y planificar el diseño de una oficina, identificar los problemas en una fase temprana y organizar inteligentemente los equipos. Con la analítica de datos es posible entregar un proyecto de una oficina sin retrasos y con mejor calidad, lo que se traduce en un aumento significativo de la satisfacción de los clientes.

El big data puede ser una herramienta clave en la gestión de proyectos de oficinas. El análisis de grandes cantidades de información ayuda a reducir el tiempo de investigación, búsqueda y presentación de resultados; como resultado, se facilita el trabajo de los project managers y del resto del equipo.

Con la gestión y el análisis adecuados de una base de datos, la información recopilada arrojará predicciones y tendencias con poca probabilidad de fracaso. El resultado serán decisiones más precisas.

En alianza con Castleberry Media y su Iniciativa Ambiental, nos comprometemos a cuidar nuestro planeta, por eso, este contenido es responsable con el medio ambiente.

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