El diseño basado en datos y sensores inteligentes ayuda a planificar el regreso gradual de los colaboradores a las oficinas y a distribuir eficientemente el espacio.
A medida que los países reactivan sus economías, las empresas estudian cómo rediseñar sus espacios para el regreso a las oficinas. En este sentido, muchas emplearán tecnología para facilitar el proceso y asegurar la salud de sus colaboradores.
No todos los colaboradores podrán regresar al trabajo, porque es necesario asegurar que haya distancia entre ellos y también para resguardar a los trabajadores con mayores factores de riesgo si se infectan. Esto significa que las empresas seguirán combinando el trabajo presencial con el teletrabajo.
Antes de la covid-19, las empresas utilizaban sensores que ofrecían datos en tiempo real sobre la utilización de la oficina, tales como: cuáles eran los espacios más concurridos, qué cantidad de personas circulaban o cuál era la calidad del aire. Con la información acerca del uso del espacio, las organizaciones tomaban mejores decisiones sobre diseño e instalaciones. Así podían determinar, por ejemplo, cuáles activos no cumplían con la tasa mínima de utilización, para reducirlos y ganar espacio.
Con los datos recogidos por los sensores se podrá planificar el espacio disponible según el número de trabajadores que regresarán, medir la ocupación de las áreas, garantizar la distancia entre los colaboradores, obtener información sobre las zonas utilizadas para desinfectarlas al finalizar la jornada o saber qué áreas son las que más se usan para reubicar a las personas en espacios menos densamente ocupados.
Estas tecnologías basadas en datos ayudarán a los gestores a controlar la ocupación y evitar el contagio de la covid-19 en los espacios de trabajo.
Calcular la tasa máxima de ocupación
La firma de arquitectura estadounidense Gensler lanzó la herramienta ReRun que, mediante algoritmos matemáticos, reconfigura el espacio de la oficina (según sus planos arquitectónicos) y garantiza la distancia entre las personas.
Una vez que se sabe cuántos colaboradores regresarán y cuál es el espacio disponible, se puede establecer una tasa máxima de ocupación por piso, edificio, planta u oficina. Luego, la ocupación se puede medir en tiempo real con sensores como los de VergeSense y Abintra.
Estos sensores ofrecen una imagen previa de cómo se distribuiría el espacio, e indican si el espacio es insuficiente para separar las estaciones de trabajo. También informan a los colaboradores sobre el estado del edificio, mediante una app que indica cuáles recursos (como estaciones de trabajo o escritorios) están disponibles y cuáles están ocupados.
La herramienta Scenarios, desarrollada por OfficeSpaces, también permite crear opciones de distribución del espacio según su plano de planta. Ofrece también visualizaciones sobre los cambios de las instalaciones y sobre la cantidad y la ubicación de los asientos necesarios para asegurar la distancia.
Coordinar turnos y horarios
Algunas organizaciones adoptarán turnos de trabajo para el regreso de los colaboradores; los turnos permiten reducir la ocupación de una forma sencilla y alternar entre varios trabajadores. Ponerlos en práctica requiere una inversión en sistemas de reserva y en sensores que monitoreen en tiempo real la situación.
En este sentido, Move Manager refleja los turnos con asientos codificados por color en una visualización del plano interior o de planta del espacio de trabajo. El sistema asigna los turnos de manera que los trabajadores lleguen en días o semanas diferentes para asegurar la distancia.
Robin, plataforma de gestión de salas, también readaptó su plataforma de mapas interactivos de la oficina para incluir el distanciamiento en las asignaciones; para ello cruza los datos sobre espacio disponible, cantidad de equipos y número de colaboradores.
Respetar la distancia
VergeSense emite una alarma cuando los colaboradores están muy cerca entre sí y además produce reportes sobre la interacción entre las personas en la oficina. Con VergeSense se puede ver si los cambios en las horas de trabajo, los turnos escalonados, los cierres de salas y las comunicaciones entre colaboradores han garantizado la distancia.
Otra tecnología consiste en pequeños dispositivos que los colaboradores puedan llevar puestos y que vibran al momento en que se acercan demasiado a otras personas, desarrollados por la empresa Estimote. Esos dispositivos recaban la información de las interacciones. Así, si un empleado está contagiado, es posible notificar a todas las personas con las que tuvo contacto para que se sometan a pruebas o se aíslen.
Priorizar la limpieza de las áreas más utilizadas
Los sensores de ocupación, bien sean que usen rayos infrarrojos o ultrasonido, recaban datos sobre la presencia de personas y el uso de los espacios. Así, con solo ver que un espacio se utilizó mucho, el personal de limpieza sabe que es necesario desinfectarlo. Los sensores identifican también las áreas que no se usaron.
La covid-19 aumentó drásticamente la frecuencia y la duración con la que se limpian las oficinas, para limitar la propagación de gérmenes. Sin embargo, es útil gestionar los esfuerzos de limpieza de forma adecuada: una limpieza más profunda en las zonas más concurridas y más frecuentes, y una limpieza más ligera en las zonas desocupadas.
Tras hacer la jornada de limpieza, esa información puede compartirse a los colaboradores mediante apps. Así podrán ver qué espacios y escritorios fueron desinfectados con profundidad, y cuáles no requirieron tanto esfuerzo de limpieza porque han sido menos ocupados.
Cada programa de sensores y monitoreo tiene una ventana para la limpieza. En el caso de VergeSense, se llama Planificador de Limpieza Inteligente. Abintra también suministra esta información.
Vigilar y adaptar las condiciones ambientales
La covid-19 exige mayor atención a la calidad del aire interior. Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, de Estados Unidos, recomiendan mejorar la ventilación de los edificios; por su parte, la Sociedad Estadounidense de Ingenieros de Calefacción, Refrigeración y Aire Acondicionado recomienda mantener una humedad relativa interior de 40% a 60%.
En este sentido, el sensor VergeSense E105 posee sensores adicionales de temperatura, humedad y calidad del aire. El sensor de Abintra, en tanto, no solo proporciona datos sobre la calidad del aire y la temperatura, sino que hace los cambios necesarios si el sistema está conectado a un edificio inteligente. Si la ventilación es inadecuada, las oficinas tendrán que instalar un sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado que mejore la calidad de aire en la oficina, al traer aire fresco desde el exterior y eliminar el aire “sucio” del interior. Este tipo de sistemas también controlan la temperatura y reponen las cantidades de oxígeno.
