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Regreso a las oficinas: cómo adaptarlas ante la covid-19

El regreso de los colaboradores a las oficinas debe ser planificado. Seleccionar quiénes vendrán, verificar las condiciones sanitarias de los espacios y disponer horarios y turnos.

Desde hace varias semanas millones de trabajadores están en sus casas para protegerse de la covid-19. Y si bien, la cadena de contagios no se ha detenido ni está lista una vacuna, existe también la urgencia de reactivar la economía. Por eso los gobiernos y las empresas preparan planes —con ayuda de epidemiólogos y expertos en salud— que permitan reanudar las actividades que no han podido continuarse con el teletrabajo, sin poner en riesgo la salud de los colaboradores.

Se espera que el retorno se haga de manera paulatina y restringido a las personas menos vulnerables ante la enfermedad (los menores de 60 años y quienes no tengan condiciones médicas de riesgo). Entre otras medidas de seguridad, en las oficinas habrá menos personas de lo normal para asegurar el distanciamiento físico, los colaboradores no se reincorporarán al mismo tiempo y algunos seguirán en sus casas (por sus condiciones de salud) hasta tanto no se detenga la cadena de contagios y se controle la enfermedad, o hasta que aparezca una vacuna.

Volver a las oficinas en tiempos de la pandemia no será tan fácil como abrir las puertas. Es necesario estudiar cada aspecto de la reapertura, como las medidas de higiene y la selección de los empleados que van a retornar y de los espacios de las oficinas que podrán usarse.

¿Cuáles son las principales recomendaciones para un regreso seguro de los colaboradores? A mediados de abril, Madrona Venture Labs, una empresa ubicada en Seattle, consultó a más de cincuenta expertos, entre gerentes de recursos humanos, representantes gubernamentales y médicos, y elaboró una guía para el regreso de los colaboradores. Estos son algunos de los consejos de la guía, más otras recomendaciones de firmas de arquitectura y diseño:

1. Planear el regreso y establecer protocolos de seguridad

 Gobiernos, expertos, firmas de arquitectura y asociaciones de trabajadores han estudiado las principales recomendaciones de seguridad y los protocolos que las empresas deberán adoptar ante el retorno de los colaboradores. Entre las medidas más recomendadas se encuentran las siguientes:

    • Planificar un regreso de los colaboradores ordenado y paulatino. Para ello deben tenerse en cuenta las condiciones psicológicas, físicas, de ubicación geográfica y de medios de transporte de los colaboradores, y a partir de esta información clasificarlos como empleados esenciales en oficina y empleados no esenciales que se mantendrán trabajando en sus hogares. Las personas con condiciones médicas de riesgo o los mayores de 60 años tendrán que incorporarse de último, cuando haya mayores certezas sobre la enfermedad.
    • Realizar encuestas anónimas para que los colaboradores expresen sus opiniones sobre su vuelta a las oficinas. Con esa información, la empresa puede saber quiénes están dispuestos a trabajar, y corregir las condiciones que hacen que los colaboradores se sientan inseguros sobre regresar, con medidas como protocolos de limpieza, instrucciones para el distanciamiento físico, control sobre las áreas de mayor tráfico o suministro de mascarillas, guantes y otros equipos de protección.
    • Definir los protocolos de entrada y salida de la oficina. Entre las recomendaciones se encuentra evaluar los síntomas de los colaboradores al inicio y al final de la jornada. El método más usual es la toma de temperatura corporal, pues la fiebre es uno de los síntomas de la covid-19. La empresa deberá evaluar la adquisición de termómetros infrarrojos, designar a la persona encargada de escanear a los trabajadores (puede ser el personal de seguridad) y determinar la cantidad de veces al día que se hará (además de al inicio y al final de la jornada).
    • Tomar medidas para reducir el contacto de los colaboradores con las superficies (puertas, grifos e interruptores son de las superficies con las que más contacto se tiene). Para ello, por ejemplo, pueden instalarse sensores automáticos en las puertas de las oficinas y en los grifos de los baños.
    • Determinar la cantidad de colaboradores en la oficina. La empresa deberá decidir si los trabajadores van a regresar por fases y la cantidad de trabajadores que pueden hacerlo según el espacio. Los colaboradores deberán estar a dos metros de distancia entre sí, lo que determinará la capacidad máxima de la oficina y el número de estaciones de trabajo. Habrá que hacer modificaciones para asegurar la circulación de las personas, distribuir los espacios (incluyendo mobiliario) e incluir señalizaciones.
      A su vez, según la cantidad de trabajadores y las labores que realizan, deberán disponerse turnos de trabajo (unos colaboradores vienen en la mañana y otros en la tarde, por ejemplo), pensar en menos días laborables o alternar la oficina con el teletrabajo.
    • Revisar la regulación laboral y el tipo de trabajo para evaluar el uso de equipos de protección personal contra la transmisión de gérmenes, como mascarillas, guantes y gafas protectoras.
    • Comunicar y capacitar a los colaboradores acerca de los protocolos de seguridad, limpieza, entrada y salida, así como insistir sobre las recomendaciones generales para evitar el contagio de la enfermedad, tales como lavarse frecuentemente las manos con agua y jabón, evitar las aglomeraciones y el contacto entre colaboradores, y no tocarse la cara, los ojos o la nariz.
Regresoa Oficinas Covid-2

2. Incluir señalizaciones para guiar a los colaboradores y delimitar el espacio

Se espera que las oficinas se llenen de etiquetas y señalizaciones para asegurar el distanciamiento físico (como marcas en el suelo y barreras físicas) y de indicaciones para usar los espacios (áreas permitidas y áreas restringidas, o cantidad de personas en salas de reunión, comedores y ascensores).

Las oficinas de la empresa de servicios inmobiliarios Cushman & Wakefield’s, en Ámsterdam, por ejemplo, tienen barreras entre escritorios, carriles peatonales para regular la circulación de las personas y guías visuales para que los colaboradores se mantengan a dos metros de distancia.

También es útil formar a los colaboradores para que identifiquen los síntomas de la enfermedad y para que empleen medidas de protección personal e higiene en el trabajo. Los protocolos brindarán seguridad a los colaboradores y facilitarán su retorno.

3. Cumplir protocolos de higiene y limpieza

Las oficinas que permanecieron cerradas deberán limpiarse y desinfectarse antes de que las actividades se reanuden. Hecho esto, las labores de limpieza y desinfección serán diarias, con productos que se adhieran a las superficies para matar a los gérmenes en los espacios o lugares a los que sea difícil llegar. Antes de desinfectar las superficies, los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC) de Estados Unidos recomiendan lavarlas primero con agua y jabón, y usar luego un desinfectante, como Clorox. El personal de limpieza siempre deberá usar batas y guantes, para reducir la exposición y protegerse también de los productos químicos.

El virus SARS-CoV-2, causante de la covid-19, puede estar activo tres horas en papeles e impresoras, dos días en maderas y telas, y siete días en plástico y acero inoxidable en condiciones óptimas de temperatura y humedad, de acuerdo con un estudio de la revista científica The Lancet. Estos datos obligan a que la limpieza de superficies y escritorios se haga con mayor regularidad, al final de cada jornada e incluso cuando el colaborador llega a la oficina para comenzar la jornada de trabajo. Además, como algunos objetos pueden ser difíciles de mantener limpios y con ello convertirse en focos de infección, los colaboradores deberán traer la menor cantidad de objetos posible y llevarse sus cosas personales.

Al llegar a las oficinas, los colaboradores deberán lavarse las manos con jabón o solución desinfectante con al menos 60% de alcohol, asegurarse de no tocar las superficies antes de que vuelvan a ser desinfectadas, mantener el distanciamiento con sus compañeros y usar pañuelos desechables en caso de toser o estornudar. Aunque los CDC de Estados Unidos recomiendan lavarse las manos después de utilizar el baño, antes de comer y al toser, estornudar o sonarse la nariz, es importante hacerlo con más frecuencia.

4. Instalar sistemas de renovación de aire

 El aire también es un medio propicio para el virus. De allí que los infectólogos recomienden tener sistemas de renovación, purificación y desinfección de aire. Estos sistemas mejoran la calidad del aire de las oficinas y reducen la presencia de virus, bacterias y gérmenes. Es importante considerarlos porque la mayoría de los sistemas de ventilación de los edificios suelen recircular el aire que se encuentra dentro de ellos, lo que puede ser un peligro durante una pandemia.

La covid-19 producirá cambios en la forma en la que trabajamos y en el diseño de los espacios laborales. Con planificación, protocolos de seguridad y redes de comunicación entre colaboradores y empresas, los espacios podrán adaptarse a las necesidades de las personas y a sus expectativas de salud y seguridad.

Fuentes:

A Common Sense Guide For Returning To The Post COVID-19 Workplace. Recuperado de: https://www.workdesign.com/2020/04/a-common-sense-guide-for-the-return-to-the-office/

Las oficinas tardarán en volver a ser como antes. Recuperado de: https://elpais.com/economia/2020-05-03/las-oficinas-tardaran-en-volver-a-ser-como-antes.html

GUÍA PRÁCTICA ANTE EL RETORNO AL TRABAJO EN EL PERIODO DE CRISIS COVID-19. Recuperado de: https://www.ugt.es/sites/default/files/guia_practica_ante_el_retorno_al_trabajo-covid19_0.pdf

El regreso a la oficina. Cómo será el día después de la cuarentena por el coronavirus. Recuperado de: https://www.lanacion.com.ar/propiedades/el-regreso-al-trabajo-como-sera-dia-nid2354011

Los cuidados que hay que tener en oficinas después de la cuarentena. Recuperado de: https://www.portafolio.co/tendencias/noticias-coronavirus-asi-deberian-funcionar-las-oficinas-despues-del-coronavirus-539956

Las empresas ya diseñan sus oficinas para el día después de la cuarentena. Recuperado de: https://www.cronista.com/apertura-negocio/empresas/Las-empresas-ya-disenan-sus-oficinas-para-el-dia-despues-de-la-cuarentena-20200417-0006.html

Toolkit for reopening the office and getting back to work. Recuperado de: https://www.backtoworktoolkit.com/

Here’s What The Post-Coronavirus Office May Look Like. Recuperado de: https://www.forbes.com/sites/carlieporterfield/2020/04/14/heres-what-the-post-coronavirus-office-may-look-like/#75ab41ca5492

What Happens When We Return to the Workplace? Recuperado de:https://www.gensler.com/research-insight/blog/what-happens-when-we-return-to-the-workplace

How Should Office Buildings Change in a Post-Pandemic World? Recuperado de: https://www.gensler.com/research-insight/blog/how-should-office-buildings-change-in-a-post-pandemic-world

Goodbye to open office spaces? How experts are rethinking the workplace. Recuperado de: https://www.nationalgeographic.com/science/2020/04/will-coronavirus-end-the-open-office-floor-plan/

10 Considerations for Transitioning Back to Work in a Post-COVID-19 World. Recuperado de: https://www.gensler.com/research-insight/blog/10-considerations-for-transitioning-back-to-work-in-a-post

gensler.com (2020). What Happens When We Return to the Workplace? [Imagen]. Recuperado de: https://www.gensler.com/research-insight/blog/what-happens-when-we-return-to-the-workplace

frameweb.com (2020). How COVID-19 could impact workplace design: managing movement. [Imagen]. Recuperado de: https://www.frameweb.com/news/covid-19-workplace-design-movement

Cushman & Wakefield (2020). 6 FEET OFFICE. Recuperado de: https://www.cushmanwakefield.com/en/netherlands/six-feet-office

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Fuentes:

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Las empresas ya diseñan sus oficinas para el día después de la cuarentena. Recuperado de: https://www.cronista.com/apertura-negocio/empresas/Las-empresas-ya-disenan-sus-oficinas-para-el-dia-despues-de-la-cuarentena-20200417-0006.html

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Cushman & Wakefield (2020). 6 FEET OFFICE. Recuperado de: https://www.cushmanwakefield.com/en/netherlands/six-feet-office

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