6 indicadores para evaluar la remodelación de una oficina

      

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La iluminación, la renovación del aire y el confort térmico son tres factores que inciden en el grado de satisfacción de los colaboradores en sus espacios de trabajo. Establecer indicadores para cada factor permite comparar con bastante precisión el antes y el después de la renovación de una oficina.

“Lo que no se mide no se puede mejorar”: esta es una célebre frase del matemático británico William Thomson Kelvin. Es una sentencia cargada de verdad, pues si no se establecen indicadores no es posible saber si las cosas se están haciendo bien o mal. Esto es especialmente cierto cuando se trata de hacer remodelaciones en oficinas.

Los expertos en remodelación de oficinas recomiendan emplear indicadores de bienestar del capital humano, de sostenibilidad ambiental y de rentabilidad. La medición debe hacerse antes y después de la remodelación, a fin de comparar el resultado con las expectativas y saber si se ha realizado o no una mejora efectiva más allá de un cambio de apariencia.

Los indicadores son muchos y varían según cada obra. Sin embargo, estos tres son los más empleados:

1. Iluminación

La iluminación (natural y artificial) es uno de los factores que siempre debe tenerse en cuenta al construir o remodelar oficinas.

  • Iluminación natural

Los espacios con iluminación natural óptima obtienen los mejores indicadores de sostenibilidad, puesto que disminuyen el gasto de energía eléctrica. Además, la luz natural tiene efectos positivos sobre la salud, la productividad y el bienestar de los trabajadores. Un estudio conducido en 2017 por la firma Leesman (especializada en estudiar el efecto de los lugares de trabajo sobre el desempeño de empleados y organizaciones) arrojó que 75,8% de los 200.000 trabajadores de oficina consultados preferían la luz natural.

Para el diseño de la remodelación se pueden emplear herramientas como el heliodón, la carta solar y el ábaco solar, que permiten calcular la cantidad de luz solar recibida por un espacio. Estos instrumentos se utilizan también para ubicar las ventanas y las estructuras que provean sombra. Mediante cálculos o simulaciones hechas con programas como Vectorworks o co2en, es posible mejorar el aprovechamiento de la luz solar en comparación con la situación inicial.

  • Iluminación artificial

Aunque lo más recomendable es que una oficina se ilumine solo con luz natural, esto es casi utópico. Las fuentes de luz artificial son necesarias a ciertas horas del día, sobre todo si alguna estructura hace sombra o cuando las horas de trabajo se extienden hasta la noche. En este sentido, las luces LED son las más recomendadas, pues duran más, consumen menos electricidad y disminuyen la fatiga ocular.

Con la remodelación de las oficinas pueden venir nuevas lámparas o nuevas ubicaciones para las fuentes de iluminación existentes. Así que antes de cualquier instalación es mejor calcular lúmenes (potencia de la luz) y luxes (sensación de luminosidad).

La iluminación aconsejable para una oficina promedio es de alrededor de 300 lúmenes, ideal para el uso correcto de un computador. No obstante, si en la oficina se realizan tareas visualmente más complejas o que exigen mayor detalle —como  dibujar—, la iluminación debería estar cercana a los 500 lúmenes.

Para que los lúmenes tengan el efecto deseado, el foco de luz ha de estar a una determinada distancia del lugar que se desea iluminar. Los focos de estilo inundación de 500 lúmenes, por ejemplo, brindan 13 luxes a 5 metros de distancia, mientras que la luz de tipo focalizada produce una iluminancia de cerca de 200 luxes a 10 metros de distancia.

A todo esto se deben agregar las luces combinadas, que sirven para nivelar la luminosidad de los lugares que reciben luz solar en un ángulo pero en el opuesto tienen una sombra que entorpece la visión. Para ello se recomienda iluminación artificial que provea las condiciones óptimas de luminosidad y complemente la luz natural.

Sea luz artificial o natural, el artefacto para calcular la luminosidad es el luxómetro, con el que es posible saber exactamente cuánta iluminación se necesita antes de la remodelación y cuánta hay después.

Antes de remodelar el área de trabajo se recomienda medir la iluminación general o la focalizada en los puestos de trabajo. Si la iluminación es inferior o superior a lo recomendado, se deben realizar ajustes con fuentes de iluminación artificial y natural.

2. Confort térmico

La temperatura del lugar es otro indicador importante. Las edificaciones energéticamente eficientes tienen mejor temperatura y están diseñadas, tanto en forma como en materiales, para disminuir el uso de aire acondicionado o calefacción. Esto trae beneficios económicos, ambientales y también de bienestar para los trabajadores.

El confort término se puede medir con un diagrama bioclimático de Givoni o una carta bioclimática de Olgyay. Lo ideal es ubicar la edificación en la zona de confort o bienestar térmico de ambas herramientas, y obtener un balance perfecto entre temperatura y humedad. No obstante, estas herramientas solo son útiles en remodelaciones que incluyan la reconstrucción o la anexión de espacios.

El confort térmico se rige por la norma ISO 7730, que emplea principalmente el método Fanger para valorar la sensación térmica de un espacio laboral. Toma como variables la temperatura y la velocidad del aire, la humedad relativa y la temperatura radiante media. Estos valores se extraen de las cartas de Givoni y Olgyay, por lo que se podría considerar un estándar muy confiable. Los valores ideales son:

  • Temperatura del aire ambiente: entre 18 y 26 ºC
  • Temperatura radiante media de la superficie del local: entre 18 y 26 ºC
  • Velocidad del aire: entre 0 y 2,5 m/s
  • Humedad relativa: entre 40% y 65 %

Este método toma en cuenta también la vestimenta del trabajador y la tarea que realiza. La vestimenta se mide en clo: 0 clo es la medida de una persona sin ropa; 0,5 clo, la ropa de verano; 1 clo, el traje o la vestimenta formal. Por otro lado, la tarea que realiza el trabajador se representa con una “tasa metabólica”. Aquí el valor para un trabajador de oficina promedio es 100 watts por metro cuadrado (W/m²); 60 W/m² equivalen a una persona sentada sin hacer nada y 165 es el valor de tareas de mayor exigencia física, como manejar un camión o pintar una pared.

La sensación térmica en espacios interiores puede medirse fácilmente con aplicaciones para teléfonos inteligentes. Una de ella es Fanger by Aqualogy. Es pertinente que los equipos de riesgos laborales o de capital humano revisen estos valores antes y después de las remodelaciones, para conocer las necesidades y evaluar las mejoras obtenidas.

Fanger by Aqualogy requiere cargar los datos manualmente: el termostato del aire acondicionado puede dar los datos de humedad y temperatura del ambiente, mientras que la velocidad del aire en equipos integrales no suele superar los 3 m/s. En cualquier caso, los manuales de instrucciones suelen contener este dato. La temperatura radiante media de la superficie del local es quizás el dato más engorroso de conseguir; no se recomienda que se dé por supuesto, sino que debe medirse con un termómetro globo. Cada estación de trabajo está rodeada por diferentes elementos que influyen en la temperatura radiante. Las variables de la vestimenta y la tasa metabólica se introducen al final.

La temperatura radiante media de la superficie del local depende de los elementos que rodean al trabajador en la oficina, por lo que es susceptible de cambiar con las remodelaciones. Un puesto de trabajo cercano a una ventana por donde entra el sol, por ejemplo, puede ser caluroso, mientras que estar cerca de las entradas de aire a una altura inadecuada (por arriba de la cabeza o al nivel de los pies) puede disminuir drásticamente la temperatura.

El resultado final se ubica en una escala desde -3 (más frío) hasta 3 (más caliente). Los valores aceptables van desde -0,5 hasta 0,5. Tras haber encontrado esta medida, se calcula el porcentaje de personas insatisfechas (PPD). Es importante destacar que la sensación térmica de cada individuo es diferente, por lo que es aceptable conseguir entre 5% y 10% de incomodidad térmica, aunque estén presentes las condiciones ideales.

3. Renovación del aire

Este es uno de los aspectos más menospreciados al construir o remodelar. No obstante, es uno de los que tiene mayor impacto en los indicadores de resultados de una construcción, sobre todo en el indicador de satisfacción del usuario final.

En una oficina corriente existen dos tipos de contaminantes:

  • Contaminantes sólidos

Son muchos los tipos de contaminantes sólidos que pueden encontrarse en una oficina: el polvo que entra por las puertas abiertas, los desechos orgánicos e inorgánicos, las fibras despedidas por los materiales de muebles y sillas, además de todo lo que pueda ingresar con la vestimenta y los zapatos de las personas, como restos de humo de motores, pelos de mascotas, suciedad bajo los zapatos y fibras de ropa.

  • Contaminantes gaseosos

El principal contaminante gaseoso es el dióxido de carbono exhalado por los seres vivos, pero no es el único. Perfumes, alimentos y cualquier tipo de aerosol, limpiador o aromatizante emiten químicos que permanecen en el aire.

Estos contaminantes invisibles forman parte del día a día de una oficina. Los trabajadores siempre están expuestos a ellos, pero su exposición prolongada o en grandes concentraciones los hace peligrosos. Estos elementos afectan el sistema respiratorio y pueden llegar a la sangre gracias al proceso de oxigenación. Según el Leesman Index, la calidad del aire es la octava cosa más importante para los trabajadores en una oficina, con un 70% de impacto sobre sus tareas.

En definitiva, la mala calidad del aire acarrea problemas de salud que podrían disminuir la productividad, fomentar el ausentismo laboral por enfermedad y hasta ser motivo de sanciones legales por violar las normas de higiene y seguridad laborales.

Para cuantificar este indicador se puede utilizar un equipo de medición de partículas sólidas, con el que es posible conocer el tamaño (medido en micras) y la cantidad de las partículas en el aire (PM, en inglés). Ha de ponerse especial atención en las partículas menores de 10 micras (PM10), que pueden llegar más allá de la garganta, y de 2,5 micras (PM2,5) que pueden alcanzar los pulmones.

Los estándares propuestos por la Sociedad Estadounidense de Ingenieros de Calefacción, Refrigeración y Aire Acondicionado (ASHRAE, en inglés) después de una remodelación son entre 0 y 60 microgramos por metro cuadrado (µg/m²) para las partículas de 10 micras, y entre 0 y 1.500 µg/m² para las partículas menores de 2,5 micras.

Existe otro método para medir la eficacia de los resultados, que no requiere usar un medidor de partículas, sino aplicar una encuesta al personal. La calidad del aire es óptima y no existe el síntoma del edificio enfermo (SEE) si 80% o más de los encuestados dicen que no sufren de irritación de ojos, nariz o garganta, dolor de cabeza, letargo o dificultades de concentración, o si los síntomas están justificados medicamente o desaparecen al abandonar las oficinas.

Si antes de la remodelación al menos 20% de los trabajadores respondían positivamente a estos síntomas, el SEE estaba presente. Tras las remodelaciones, el objetivo es reducir este indicador hasta menos de 20%.

Alcanzar estos resultados requerirá instalar filtros en los puntos de salida de aire acondicionado y un excelente sistema de recolección de aire exterior, complementados con ventilación mecánica y aclimatación. Además, se aconseja disponer un sistema inteligente de ventilación y control de dióxido de carbono en cualquiera de sus presentaciones: monozona (oficinas abiertas con muchos empleados) o multizona (oficinas cerradas con despachos individuales y salas de reuniones separadas).

La Organización Mundial de la Salud no ha establecido guía de medición para el gas contaminante más frecuente en las oficinas: el dióxido de carbono. Esto se debe a que en espacios interiores su concentración puede hasta cuadruplicarse sin causar efectos nocivos para la salud. No obstante, para lograr un aire más puro, tanto en lo que respecta a gases como a sólidos, se recomienda instalar controles inteligentes de dióxido de carbono. Estos aumentan o disminuyen el aire renovado según las concentraciones que arrojen los sensores especializados. Según la empresa especializada S&P esto puede significar hasta un 20% más de confort para los empleados y reducir los costos de energía entre 25 y 30%.

Para cuidar la calidad del aire han de tomarse medidas especiales durante las remodelaciones. La normativa de la certificación LEED sugiere tapar los ductos de ventilación o sustituir los filtros cuando terminen los trabajos, de manera que mejore la calidad del aire interior y se asegure el correcto funcionamiento del sistema de renovación del aire.

Además de estos indicadores del espacio físico, deben tenerse en cuenta los siguientes tres indicadores, más vinculados al trabajo de los departamentos de recursos humanos. Estos son:

1. Ausentismo laboral

Este indicador se obtiene al dividir las horas no laboradas por el número total de horas laborables de la plantilla. Mientras más cercano a cero mejores son los índices de asistencia. Si en una oficina hay 10 trabajadores cuyas horas laborables suman 160 al mes y entre todos faltaron 50 horas, el cálculo es:

50*100/160*10 = 3,125

Cuando, en vez de grupos, se evalúan individuos, la fórmula de ausentismo que debe aplicarse es el Factor Bradford: se multiplica el cuadrado del total de inasistencias o permisos por la cantidad de días. Mientras más grande es el resultado, más preocupante es. Si una persona pide 3 permisos que en total suman 13 días, el cálculo es:

(3)2 x 13 = 117

Estos cálculos son bastante sencillos, pero muchos equipos de gestión de recursos humanos no los realizan. Estas fórmulas no miden el impacto de la iluminación, el confort térmico y la renovación del aire sobre los empleados, pero sí brindan un panorama general sobre cuán efectivas fueron las modificaciones para fomentar la asistencia al trabajo.

2. Índice de satisfacción de los empleados

La satisfacción es el grado en el que un empleado está a gusto con la organización. La satisfacción abarca la tarea, los compañeros, la empresa y el espacio de trabajo.

En este caso sí es posible dar con un instrumento que mide las variables del ambiente, como iluminación, confort térmico y renovación del aire. Uno de los instrumentos es el cuestionario de satisfacción laboral S4/82, entre cuyos 100 ítems hay algunos dedicados al puesto de trabajo, que ofrecen una valoración cuantitativa de ciertos aspectos relacionados con la remodelación de los espacios.

La invitación es a emplear herramientas de medición de satisfacción laboral que incluyan ítems alusivos a la iluminación, la temperatura y la calidad del aire, para comparar sus resultados antes y después de las remodelaciones.

3. Grado de identificación con la empresa

Una empresa remodela sus espacios con la mente puesta en las personas que hacen vida en ellos, de manera que se sientan motivadas, felices y comprometidas.

Por ello, antes de remodelar la oficina es pertinente medir la identificación con la empresa, sobre todo los ítems relacionados con la percepción sobre la organización. Expresiones como las siguientes son útiles para evaluar las condiciones del espacio de trabajo:

  • “Creo que la organización me da las herramientas para hacer un buen trabajo”
  • “Me siento a gusto con mi lugar de trabajo”
  • “Mi puesto de trabajo me ayuda a hacer bien mis tareas”

La empresa de reclutamiento de talento Talentier sugiere acompañar los cuestionarios con entrevistas de las que se pueda extraer más información.

Una vez aplicadas las encuestas será posible comparar las respuestas relacionadas con la percepción del compromiso de la empresa hacia sus colaboradores. Si tras las remodelaciones este indicador mejora, es prudente decir que los cambios del ambiente físico influyeron positivamente.

Medir permite comparar y saber en qué medida se ha progresado. Por eso, más que realizar remodelaciones solo por “refrescar” el ambiente de trabajo o la cara de la compañía, la invitación es a hacer de ellas una oportunidad para mejorar los indicadores laborales que dependen del entorno de las oficinas.

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