Tips para tener una reunión virtual efectiva

      

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Reunión virtual efectiva: ¿cómo lograrlo?

Una reunión virtual puede ser tan efectiva como una presencial. La clave es preparar previamente el entorno, así como la imagen que quieres proyectar.

En 2020 la comunicación en línea cobró una nueva dimensión. Es cierto que herramientas como Zoom o Skype existen desde hace tiempo, pero ahora se usan mucho más, dado que hay más personas que trabajan en remoto o que han mudado temporalmente sus oficinas a la casa como consecuencia de la pandemia. De hecho, actualmente el 98,8% de las empresas colombianas está adoptando alguna forma de trabajo remoto, según la encuesta Estudio de trabajo remoto, de la Federación Colombiana de Gestión Humana – ACRIP Nacional.

Para mantener la comunicación entre los colaboradores, las empresas utilizan diferentes plataformas. En Colombia, la más usada es Zoom (49,6%), seguida por Microsoft Teams (24,1%), Skype (13,5%) y Hangouts (8,3%), de acuerdo con una encuesta digital realizada por la agencia de comunicaciones LOOR y la empresa de seguridad informática forense Adalid. Independientemente de la herramienta utilizada, es importante que tanto los líderes de las empresas como los colaboradores sepan cómo utilizar adecuadamente estas plataformas para tener reuniones virtuales efectivas.

Para lograrlo es fundamental estar bien preparado. En el entorno profesional actual esto es muy importante, sobre todo cuando se trata de reuniones virtuales. Como no se puede estar cara a cara con las personas, es más difícil destacar o dar una buena ‘primera impresión’. Por ello es esencial disponerlo todo para impactar, y aunque no lo creas, es algo que puedes lograr incluso desde un pequeño recuadro en el computador.

Consejos para una reunión virtual exitosa

Para entender mejor los elementos necesarios para conseguir una reunión virtual exitosa, hablamos con Karmiña Moreno, fundadora y directora ejecutiva de The Image Makers. Se trata de una empresa de consultoría de imagen y marketing personal que ayuda a las personas a dar una buena primera impresión y a lograr una presencia contundente que les permita alcanzar sus objetivos personales o laborales.

¿Te has preguntado qué dice tu presencia de ti? ¿Qué mensaje das? Si sientes que no toman en cuenta tus ideas, probablemente necesites evaluar la imagen que transmites, así como trabajar algunos elementos para que jueguen a tu favor y puedas sobresalir en tu entorno.

Para Moreno, estamos acostumbrados a atribuir el fracaso a factores externos. En realidad, hay cosas que podemos controlar que nos pueden ayudar a sobresalir: nuestra imagen física, lenguaje verbal y comunicación no verbal.

Las personas pueden comenzar a trabajar sobre lo que Moreno llama el ‘efecto de afuera hacia adentro’. Esto implica mejorar aspectos de nuestra presencia, como caminar distinto, vestirse diferente con prendas que nos hagan lucir profesionales y que nos permitan dar el mensaje de qué queremos, para hacernos visibles ante nuestros jefes, clientes o colegas. También implica hablar un poco mejor, aprender a construir mejores frases, vocalizar más, entre otras cosas.

Sin embargo, ahora que las reuniones presenciales se han cambiado por las virtuales, los desafíos son mayores. ¿Cómo puedes hacer para sobresalir ahora que solo tienes un pequeño espacio en la pantalla? ¿Cómo tener una reunión efectiva en la que puedas lucir profesional, dar una buena primera impresión o evitar distracciones que hagan poco productivo el encuentro?

Es posible adaptar esas interacciones personales al mundo virtual para tener reuniones no solo efectivas, sino en las que ofrezcas una buena imagen. Para ello es esencial que te concentres en varios aspectos.

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Elige un buen fondo

El entorno es un elemento clave para lograr una reunión virtual efectiva. Por ello debes elegir bien el fondo que tendrás durante la videoconferencia. Ten en cuenta que las personas no solo se fijarán en ti, sino también en lo que está a tu alrededor. Lo que te rodea habla de quién eres; las personas notarán, consciente o inconscientemente, cada elemento y lo asociarán con tu imagen. Lo que se vea detrás de ti puede decir mucho de tus gustos o de si eres una persona ordenada o desordenada, por ejemplo.

Si quieres inspirar confianza y proyectar credibilidad, profesionalidad o cualquier otro mensaje, debes elegir un fondo coherente con tu objetivo. Para elegir bien debes considerar el tipo de reunión y su duración, o si es una reunión con gente de tu organización o ajena a ella. Estos factores pueden influir en el mensaje que quieras transmitir y el fondo debe ir en concordancia con él.

Según explica la directora ejecutiva de The Image Makers, las personas pueden hacer que su locación hable de ellas. Un ejemplo claro es ‘el efecto noticiero de televisión’: un periodista narra las noticias del día y al fondo se ve al resto del equipo trabajando. Esta imagen nos dice cosas como que ‘la noticia no descansa’; no se trata de algo fortuito, sino pensado para crear esa idea en la mente del espectador. Nosotros entonces podemos pensar en un set que transmita el mensaje que queremos dar.

Moreno ofrece unas recomendaciones generales para elegir un fondo. Lo más importante es que no haya más de cuatro colores en el plano que se muestra. El fondo blanco puede parecer una apuesta segura. Sin embargo, es fundamental saber cómo contrastarlo con la vestimenta para que no juegue en contra. Si utilizas una camisa blanca en un fondo blanco, por ejemplo, el efecto 3D se perderá y no te verás bien ante la cámara.

Selecciona tu vestimenta

Aunque trabajes en casa, no puedes descuidar tu imagen al momento de una reunión. Por ello es importante que elijas bien tu vestimenta en función del tipo de reunión y del mensaje que quieras transmitir. Elige colores que queden bien con tu tono de piel, pero que además no produzcan efectos contraproducentes ante la cámara.

Debes tener cuidado con los estampados pequeños, como líneas o cuadros, o con las prendas que tienen mezclas de colores. Los patrones pequeños y muy saturados pueden crear desenfoques en la cámara o distracciones. Moreno explica además que la impresión de movimiento que producen ciertos diseños o colores puede producir distracciones. Por tanto, es algo que hay que evitar para aumentar la atención en la reunión. Una opción más segura es elegir colores sólidos.

Dado que estás sentado, lo imprescindible es vestirse, al menos, de la cintura para arriba. La elección de las prendas de la mitad inferior del cuerpo puede ser más flexible y no deben necesariamente combinar con la parte de arriba. Sin embargo, esto solo es válido si estás seguro de que no tendrás que levantarte de la silla. De lo contrario, podría ser un problema porque transmitirás una imagen inadecuada.

Cuida la iluminación

Otro elemento clave para tener una reunión virtual es la iluminación: de ella depende que puedas conseguir una buena imagen. Lo mejor es optar por la luz natural, pues ayuda a que la piel se vea brillante.

A diferencia de las fotos o los videos que tomamos con el celular, en los que buscamos que la luz esté detrás, en las videoconferencias necesitamos que la luz esté al frente; de lo contrario crearás un efecto de sombra y no serás visible frente a la cámara. Por ello, si tienes una ventana cerca, debes ubicarte frente a ella y no detrás.

Si no dispones de una fuente de luz natural, puedes utilizar algún tipo de iluminación, pero siempre de frente. Recuerda que debes cuidar la procedencia de la luz: las lámparas de techo, por ejemplo, pueden crear sombras en la cara. En otros casos, si la luz solo llega desde un lado, el otro quedará en la oscuridad.

Asegúrate de tener un buen plano

Al momento de iniciar una reunión virtual debes comprobar que tengas un buen plano ante la cámara. Es importante que verifiques si estás a la distancia correcta del lente y qué elementos capta. Si la cámara está muy cerca, tu cara se podría ver distorsionada, así como más grande. Y si está muy lejos podrías mostrar cosas que no quieres.

En un plano ideal se ven los hombros, desde la parte superior del pecho hasta un poco más arriba de la cabeza para que quede un poco de espacio sobre ella. De esta manera, además de ofrecer un buen plano de ti, puedes controlar mejor lo que mostrarás en el fondo.

Cuida la postura corporal

¿Cuál es el elemento que más influye en la presencia física virtual? De acuerdo con Karmiña Moreno, la postura corporal, dado que ahora mostramos solo la mitad del cuerpo. Debes sentarte correctamente, es decir, que la cabeza y el cuello estén en posición recta y que la espalda esté en contacto con el respaldo del asiento. Para ello debes asegurarte de contar con la silla ideal, que se ajuste perfectamente a tu cuerpo según tu complexión y se corresponda con las dimensiones de tu escritorio.

Con una silla adecuada podrás tener una postura cómoda y evitarás cambiar de posición constantemente; esto podría hacer que pierdas la atención en la reunión e incluso crear distracciones en los demás. Además, adoptar una buena postura puede transmitir confianza y una actitud más positiva, lo que será muy beneficioso para cualquier reunión.

Habla claro y con un buen tono de voz

Para la fundadora de The Image Makers, de todos los elementos que influyen en la presencia virtual, el tono de voz supone un 7%. Comparado con el 52% de la postura corporal y del 25% del vestuario, esta cifra parece insignificante, pero no por ello deja de ser importante. Si quieres que tomen en tus ideas, necesitas hablar de forma clara y con buen tono de voz.

En el entorno virtual, tener una buena comunicación verbal implica también cuidar ciertos aspectos técnicos; por ejemplo, activar el micrófono solo cuando vas a hablar y mantenerlo en silencio el resto del tiempo, para evitar ruidos sorpresivos o indeseados que entorpezcan la comunicación. En The Image Makers también recomiendan asegurarte de que no interrumpas a los demás. Una forma de evitar este tipo de inconvenientes es reservar el turno de hablar, que es básicamente la nueva forma de pedir palabra.

Evita las distracciones

Otra clave para lograr reuniones virtuales efectivas es evitar las distracciones, todo un reto en el mundo de hoy, en el que recibimos muchos estímulos.

Cuando se trata de videoconferencias, el desafío de concentrarse es mayor porque la virtualidad aumenta nuestra capacidad de distracción. Para la directora ejecutiva de The Image Makers el reto para las empresas y los colaboradores es hacer que las personas se conecten con la reunión, algo que va más allá de estar en línea.

Estar en línea es aparecer como un participante más en la reunión, pero para que el encuentro sea realmente efectivo es necesario que te concentres en ella. Controla las distracciones; evita, por ejemplo, hacer otras cosas mientras estás en la reunión, no atiendas otras páginas web o silencia las notificaciones del computador o del celular.

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Recomendaciones adicionales

Además de preparar los elementos externos para que puedas dar una buena imagen en la pantalla y cuidar aspectos más personales como la postura, el tono de voz o evitar las distracciones, hay ciertos criterios que debes considerar para que una videoconferencia resulte efectiva para todos los participantes.

Política de “todos con video”

¿Enciendo o no la cámara? Esta es una duda de muchos profesionales a la hora de iniciar una videoconferencia. Optar por no hacerlo puede ser contraproducente para tu imagen y el mensaje que quieres transmitir. Recuerda que los seres humanos somos primariamente visuales; por ello tenemos mayor capacidad de retener el contenido visual. Somos capaces de recordar el 80% de lo que vemos y apenas un 10% de lo que escuchamos.

Además, de acuerdo con lo explicado por Moreno, más del 50% de tu presencia corresponde al lenguaje corporal. Por esto el uso del video es tan importante en una reunión virtual: si no enciendes tu cámara, la impresión que darás dependerá solo de tu voz.

Si le dejas a la voz la carga de la impresión que das, es probable que al cabo de unos días las personas no recuerden que estuviste en esa reunión y mucho menos lo que dijiste, porque al cerebro le cuesta registrar lo que no vio, a pesar de que lo haya escuchado. Adicionalmente, en The Image Makers afirman que es fundamental ver las expresiones de los participantes al transmitir o recibir un mensaje.

Por esto se recomienda que los anfitriones de las reuniones virtuales establezcan una política de “todos con video”. Y que sea una condición no negociable a menos que la situación lo amerite, como una falla en la cámara o una conexión deficiente. Pero debe tratarse de casos especiales y de no algo regular.

Ser puntuales

Otra recomendación importante para tener una reunión virtual efectiva es ser puntual, algo que no solo vale para el comienzo de la reunión, sino para su fin. Para Karmiña Moreno ser puntuales no es solo llegar temprano a la reunión o comenzar a tiempo, sino terminar a la hora acordada.

Aquí es cuando cobra relevancia tener una agenda bien establecida, seguirla y compartirla con los participantes. Antes de la reunión todos deben saber la hora de inicio y de finalización, qué temas se van a tratar y las decisiones que se tomarán. De esta manera se puede acordar la duración de la videoconferencia y en caso de que el anfitrión no lo tenga claro, debe comunicarlo desde el inicio.

Si cree que la reunión puede llevar más tiempo de lo normal, es fundamental notificarlo para que los participantes lo consideren y tomen previsiones al respecto. En cualquier caso, es importante considerar que las reuniones largas pueden ser poco productivas.

Recuerda que las personas se distraen fácilmente, y en un entorno virtual más. Las reuniones virtuales deberían durar máximo una hora; es la recomendación de especialistas como Bryan Field, cofundador de MeetingsResult (una empresa estadounidense que suministra software de gestión de reuniones) y Richard M. Lent, autor del libro Leading great meetings: how to structure yours for success.

Preparar el espacio de trabajo, un elemento clave para una reunión virtual efectiva

Otro aspecto clave para que las reuniones virtuales sean efectivas es la preparación de tu espacio físico de trabajo. De poco servirá que elijas un buen fondo, que tengas la vestimenta adecuada, una postura correcta y un buen lenguaje verbal si tu escritorio es un desastre. Aunque la cámara no lo capte, el desorden en esta superficie podría hacerte perder la atención; como consecuencia, darás una imagen poco profesional de ti.

Para Karmiña Moreno, lo importante es que cada cosa tenga su lugar. En este sentido, recomienda que las personas conozcan bien su estilo de trabajo y que lleven al escritorio todas las herramientas que los puedan ayudar a concentrarse. Si necesitas un cuaderno para hacer anotaciones debes tenerlo a la mano, así como los lápices o marcadores que requieras para estar cómodo y ser productivo. Y si al comprobar la agenda de la reunión te das cuenta de que necesitarás algunos documentos, también debes tenerlos a la mano.

Puedes tener todas las cosas que quieras en tu escritorio, siempre y cuando cada cosa tenga su lugar. Algo que vale la pena destacar son las bebidas, como agua o café, que solemos tomar en una reunión, sobre todo si es larga. En estos casos, Moreno asegura que no hay problema en tenerlas, pero es importante saber dónde ubicar la botella o la taza. Si eres diestro, por ejemplo, lo más lógico es que la bebida esté del lado derecho para agarrarla con comodidad y evitar hacer movimientos bruscos frente a la cámara.

Darle a cada cosa un lugar también te permite controlar mejor el espacio y evitar accidentes. Imagina que tienes tres tazas, dos vasos y un montón de documentos y al intentar buscar un marcador se te voltea la taza de café. Tu atención inmediatamente se concentrará en eso y la de las demás personas también. Por esto y otras cosas, es esencial la organización del espacio de trabajo.

Karmiña sostiene que preparar una reunión no es planificarlo todo, sino tener las herramientas para reaccionar si algo se sale de control. Y este es, de hecho, el objetivo principal de su empresa. The Image Makers se encarga de dar ese entrenamiento que necesitan las personas para mejorar su imagen profesional y tener una comunicación más asertiva. Las reuniones no pueden ser motivo de angustia.

Si preparas la reunión con anticipación, desde tu entorno hasta tu imagen personal, la reunión virtual será efectiva y productiva, terminará a tiempo, no habrá distracciones y será agradable para todos.

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